Mengolah Data Surat Menyurat
Mengolah data surat menyurat kami sediakan menu-menunya seperti gambar dibawah ini :
DATA INSTANSI / KONTAK
Untuk mengolah data penerima surat dengan kelengkapan yang diminta seperti gambar dibawah ini :
DATA PEJABAT
Data ini adalah data pejabat internal yang ada pada perusahaan sendiri, bisa dimulai dari Direktur, Wakil Direktur, Kepala Bagian dll, sesuai dengan penanganan surat pada tanggungjawab dan bidangnya.
Form pengolahannya kami buat seperti gambar dibawah ini :
SURAT KELUAR
Mengolah Data Surat keluar sudah dibuat system untuk penomoran suratnya secara otomatis, nomor berurut berdasarkan Urutan, Kode Instansi, Bulan dan Tahun.
Form pengolah datanya kami buat seperti gambar dibawah ini :
Nampak Jelas setiap kolom yang disediakan sesuai dengan kebutuhannya, hingga jenis huruf yang akan digunakan untuk Cetakan sudah kami sediakan pilihannya.
Maka Jika di Cetak akan menghasilan seperti gambar dibawah ini :
Form pengolah datanya kami buat seperti gambar dibawah ini :
Nampak Jelas setiap kolom yang disediakan sesuai dengan kebutuhannya, hingga jenis huruf yang akan digunakan untuk Cetakan sudah kami sediakan pilihannya.
Maka Jika di Cetak akan menghasilan seperti gambar dibawah ini :
MENDATA RESPON / BALASAN SURAT
Mengolah data surat balasan dari luar sangat berbeda dengan surat Keluar, namun berbeda pula dengan Surat Masuk, sesuai permintaan harus menyimpan dokumen surat yang dibalas. Kami buat form pengolahannyaseperi gambar dibawah ini :LANJUTAN SURAT
Lanjutan surat yang kami maksud adalah menindaklanjuti surat yang sudah dikirim/diterima dengan bahasa lain adalah Menarik surat No. xxxxxxx pada tanggal xxxxxxxxx tentang ...........SURAT MASUK
Surat masuk ada dua sifat, antara lain Surat Masuk bersifat pemberitahuan dan Surat Masuk bersifat meminta balasan.Jika bersifat pemberitahuan cukup mendata dan mengarsifkan surat secara fisik dan elektronik dengan cara scan surat menjadi image.
Jika bersifat harus dibalas maka kami siapkan pula menu MEMBALAS SURAT MASUK.
Data Arsif yang berbentuk image, kami sediakan untuk mencetak ulang melalui software ini.
untuk lebih jelasnya akan kami kupas setiap modul pada form pengolahannya.
Demikian gambaran untuk Pengolahan Data Surat menyurat.
Tidak ada komentar